Одним из условий для настраивания системы электронного документооборота является получение электронной цифровой подписи (сокращенно - ЭЦП). Участники электронного документооборота при использовании этого инструмента обеспечивают подлинность передаваемых данных по каналам цифровой связи.
Что такое ЭЦП
ЭЦП является специальным инструментом, фигурирующим в системе электронного документооборота. Для подписи такого вида предусматривается такая же юридическая значимость, как и для обычной заверки документов подписью или печатью. В системе цифрового документооборота квалифицированная подпись имеет юридическую силу, что предусматривается ФЗ-1 и ФЗ-63. В указанных законах приводятся способы применения ЭЦП в гражданско-правовом обороте. При этом предусматривается право использования ЭЦП как для частных лиц, так и для юридических лиц.
Примером использования ЭЦП будет портал государственных услуг и личный кабинет налогоплательщика, где для удостоверения документов и заявлений используется квалифицированная электронная подпись.
О значимости ЭЦП
Применение ЭЦП позволяет упростить документооборот и гарантировать подлинность пересылаемых по цифровым каналам связи документов. Применение ЭЦП физическим и юридическими лицами, а также государственными ведомствами и организациями позволяет:
1. Обеспечить конфиденциальность передаваемых данных и безопасность использования цифровых каналов связи;
2. Использовать ЭЦП как аналог обычной подписи с целью наделения сформированных документов юридической силой;
3. Сократить затраты на обмен документацией за счет обращения к цифровым каналам связи для передачи файлов и организации их хранения;
4. Упростить доступ участников к системе государственных и муниципальных закупок, доступ граждан к услугам государственных ведомств и инстанций;
5. Гарантировать подлинность передаваемых по цифровым каналам связи заявлений, оферт и другой документации.
Где используется ЭЦП
Основная сфера использования ЭЦП — это информационные технологии и связанные с ними сервисы. При наличии ЭЦП у сотрудников разных подразделений организации выстраивается система электронного документооборота. Наличие этого инструмента позволяет наладить и упростить взаимодействие между компаниями в сфере B2B и B2C, а также позволяет клиентам банковских учреждений управлять своими счетами и проводить операции через системы дистанционного обслуживания.
Сегодня ЭЦП используется для передачи отчетности от юридических лиц и предпринимателей в подразделения налоговой инспекции, а также отчетной документации во внебюджетные фонды. Помимо прочего ЭЦП используется для удостоверения таможенных операций и участия граждан и организаций в электронных аукционах.
Как получить ЭЦП
Возможность получения ЭЦП предусмотрена для частных лиц и компаний. В основе этого способа визирования документов - сертификаты ключей. Их выпуск осуществляется через удостоверяющий центр. Через это ведомство осуществляется регистрация всех пользователей, а при необходимости ранее выданные ключи подлежат аннулированию.
За счет удостоверяющего центра оказывается техническая поддержка пользователей. Для получения ЭЦП необходимо обратиться в территориальный удостоверяющий центр.
Порядок истребования ЭЦП
Для получения ЭЦП необходимо выполнить следующие шаги:
6. Зайти на сайт УЦ и заполнить анкету с указанием своих персональных и контактных данных. После рассмотрения заявки с вами свяжется специалист и согласует время для визита в офис;
7. Подготовить пакет документов, отправить их на рассмотрение;
8. Дождаться выпуска ЭЦП и получить ее в офисе лично, предоставив оригиналы подготовленных документов.
Обычно на изготовление сертификатов уходит 3-5 дней.
Документы для получения ЭЦП
В каждом сертификате содержится помимо подписи информация о ее носителе. При этом распоряжаться полученной ЭЦП может только ее владелец. Получение электронной подписи доступно по доверенности, доверенность только наделяет определенного лица правом на истребование сертификата ключа ЭЦП. Если в получении ЭЦП заинтересовано юридическое лицо, ему необходимо подготовить следующие документы:
9. Свидетельство регистрации и свежую выписку из ЕГРЮЛ;
10. ИНН и заявление на выдачу сертификата установленного образца;
11. Приказ о назначении на должность директора, если сертификат выдается на его имя.
Для ИП пакет документов отличается. На рассмотрение необходимо передать:
- Выписку из ЕГРИП, полученную не позднее 30 дней назад;
- Заявление на выдачу сертификата ключа установленного образца;
- ИНН и свидетельство о регистрации в качестве предпринимателя.
Обратите внимание, что со всех документов, передаваемых в электронной форме, должны быть сняты копии. Пакет копий документов должен быть заверен у нотариуса. Бумаги в оригинальном виде предоставляются при непосредственном получении ЭЦП.
Физические лица тоже имеют возможность получить ЭЦП. Для этого необходимо подготовить и передать на рассмотрение:
12. Заявление с просьбой выдачи сертификата ключа ЭЦП;
13. Копии паспорта, включая страницу с информацией об адресе регистрации;
14. Копию ИНН.
Вне зависимости от правового статуса заявителя изготовление ЭЦП осуществляется в течении 3-5 дней. Полученная электронная подпись может быть использована для официального обращения в органы власти и государственные инстанции, кредитно-финансовые и иные учреждения.
Сегодня большая часть государственных и муниципальных услуг может быть получена в дистанционном режиме, если у заявителя есть ЭЦП. Это избавляет от необходимости личного визита в государственные ведомства и инстанции. В то же время применение ЭЦП требует соблюдения определенных правил. В частности, рекомендуется защищать применение ЭЦП паролем, обращаться к применению ЭЦП на сайтах, гарантирующих безопасность передаваемых данных. Применять ЭЦП в системе электронного документооборота может только то лицо (физическое или должностное), на имя которого она выдана. За несанкционированное использование электронной подписи предусмотрена ответственность.
Если вам необходима профессиональная онлайн-помощь юристов, обращайтесь к нам. Вы можете воспользоваться чатом, где Вам ответят наши специалисты
