Составление должностной инструкции

Составление должностной инструкции

Как показывает практика, большое количество предприятий иногда не могут наладить рабочий алгоритм из-за несовершенства внутренней документации. Для того чтобы избежать спорных моментов или решить их в судебном порядке справедливо и правильно, необходимо соблюдать определенные обязанности.

Речь идет о следующем: в соответствии с современным трудовым законодательством, каждый работодатель обязуется провести разработку и составление должностной инструкции. В особенности это актуально, если появляются конфликтные ситуации. Если требуется предоставить доказательства того, что сотрудник отказался выполнять собственные обязательства, нужно предъявить их строгий и точный список. Для этого и необходимы подобные бумаги.

Какие задачи решает

  • Устанавливает квалификационные запросы и требования, которые предъявляются работодателем (образовательные компетенции, присутствие специальной дополнительной подготовки, и пр.).
  • Выявление точного круга обязательств (количество выполняемой работы, сегменты и участки, которыми определяется сфера ответственности).

Когда ее наличие обязательно

Для некоторых категорий персонала организации обязуются составлять такую документацию. К примеру, это медицинские кадры, приватные охранники, а также те, кто занят на производстве, хранении, транспортировке и продаже молочной продукции. Кроме того, сюда следует отнести тех, кто работает в аптеках, которые продают медикаменты и лекарственные препараты в розницу.

Если наличие предполагается законодательными нормами, то отсутствие инструкции может способствовать негативным последствиям, а именно - привлечению к ответственности за нарушения ТК.

В отношении других групп персонала составление данного документа не регламентируется. Однако оформление и утверждение будет рациональным и правильным, в особенности, если в соглашении, подписанном при приеме на работу, не указываются прямые трудовые функции, а только называется вполне абстрактная зачастую специальность или профессия. Это необходимо делать для всех, кто есть в штатном расписании, но также и для вакансий. Должностная инструкция актуальна для специальных кадров - инженеров, юристов, экономистов, бухгалтеров. Если говорить о рабочих, то тут имеет место профессиональная инструкция, но давать другое альтернативное название, как в первом случае, также не запрещается.

Разумеется, по общим правилам, ее отсутствие не будет расцениваться как строгое правонарушения. Но ряд решений руководителей без их наличия может быть признан в суде незаконным.

Для чего это актуально

  • Обоснование отказа в трудоустройстве из-за того, что претендент не отвечает установленным запросам и требованиям, которые предъявляются к той или иной должности.
  • Адекватная оценка рабочей деятельности на протяжении испытательного срока.
    Распределение обязательств между членами персонала компании.
    Оценка добросовестности и степени полноты выполнения штатными кадрами собственных функций.
  • Обоснование несоответствия занимаемому месту из-за недостатка уровня квалификации, что подтверждается итогами аттестационных проверок.
  •  Утверждение правомочности использования взысканий дисциплинарного характера.

Структура

  • Первый раздел включает положения общего плана. Это порядок назначения и освобождения от занимаемого места. Определяют по правовой документации, регламенту распорядка, присутствию структурных подразделений с собственными разработанными предварительно положениями, другими локальными правилами и регламентами (к примеру, иногда предполагается, что человека назначают по приказу руководства в случае представления того или иного сотрудника). Также здесь будут идти критерии для анализа квалификационного уровня. Указывают то, насколько человек подготовлен в профессиональном плане, чтобы выполнять возложенными на него обязательства. Речь может идти об образовании, стаже, опыте в той или иной области. Еще необходимо сказать о том, что кандидат должен знать. Это специальный знания, а еще навыки и умение применения законодательства, материалов руководящего характера. Не стоит забывать о списке бумаг, которые нужно использовать - законодательство Российской Федерации, локальные рабочие акты, положения о подразделениях, приказы и распоряжения, и пр. Далее в первом разделе идет место в структуре по иерархии и подчиненности. Нужно написать вышестоящих лиц, которым важно непосредственно подчиняться, а еще тех специалистов, которые идут в иерархии компании ниже. Затем следует сказать о категории и алгоритме назначения того, кто будет заменой в случае отсутствия (временного, в период командировок, отпуска или болезни).
  • Вторая часть - это напрямую список обязанностей, которые должны исполняться в рамках выделенной сферы ответственности.
  • Третий нюанс - это права. В этом разделе будут право на ознакомления с проектами решений руководящего состава фирмы, на запросы и получение от начальства документации и сведений, требуемых для выполнения работы, на обращение к начальникам с предложениями по соответствующим компетенции вопросам, на требование от непосредственного начальства помощи в исполнении. Для ряда сотрудников сюда также включают право на подпись (визирование) документации по ряду вопросов. Это могут быть заместители начальников или юристы, и т. п.
  • Следующий раздел - это ответственность. Тут следует прописать разновидности ответственности за отсутствие соблюдения локальных правил и приказов руководящего состава, а еще особенности наказаний за нарушение рабочей дисциплины. Еще возможным представляется момент с положениями, которые будут служить уточнением и конкретизировать, что последует, если будет нарушена первая или вторая часть. К примеру, если сотрудник отвечает в материальном плане за те или иные нюансы, в соответствии с заключенным соглашением, это рационально указывать именно тут.

Фундаментом для разработки станут российские законы о разнообразных типах правовой ответственности. Согласно ТК РФ, она делится на несколько видов, а именно - дисциплинарную, материальную, административную, криминальную и гражданско-правовую. Обычно тут формулировки приводят как общие, или же, указывая на то, за какие именно нарушения идут последствия для специалиста.

Как нужно правильно разрабатывать и утверждать

  • Для начала нужно составить проектный вариант. Это может быть приложение к договору, который подписывается при приеме, или утвержден в качестве самостоятельного документа.
    Унифицированный формат не регламентируется, поэтому он разрабатывается каждым предприятием самостоятельно. Подготавливая проект, учитывайте то, что написано и предусматривается по ГОСТу 630-2003. Строго нюансы составления предполагаются исключительно для приватных охранников на объектах. В других обстоятельствах можно ориентироваться на квалификационные справочники служащих, единые тарифные справочники по отраслям и квалификациям. Также разрабатывая, вы должны по закону исследовать нормы, которые отвечают официальным профессиональным стандартам, согласованным Правительством России в 2013 году.
    Если коллективное соглашение или договор предполагает принятие локальных актов для согласования с представительскими органами, к примеру, с профсоюзами, нужно отправить проектный вариант для рассмотрения туда. Обязательно учитывайте их заключения. Если не сформировано представительских комитетов или органов, то можно самостоятельно заниматься составлением и приемов нормативной документации.
  •  Далее нужно подписывать и визировать инструктивные материалы. По ГОСТу, указанному выше, внизу в обязательном порядке должны быть реквизиты для подписи. Они идут в нижней части после непосредственно текстовки. Подписывать должны составители (например, это могут быть кадровики или начальники структурных отделов).
    В зависимости от порядка принятия материалов, до утверждения подписывать могут заинтересованные лица - руководство кадровых структурных подразделений, юристы, и т. п. Виза будет находиться на обратной стороне последней странички. Она включает реквизиты подписи и полное наименование рабочей должности того, кто визирует бумагу, а также расшифровку подписи (фамилия и еще инициалы). Кроме того, нужно поставить дату.
    После подписания заверьте и утвердите в общем порядке, она будет действовать официально с определенного числа. Утверждение возлагается на руководителя или то лицо, которое им наделено соответствующими полномочиями. Обычно для этой цели издают специализированный приказ. Но если нет особенных нюансов (по алгоритму пересмотра, периоду действия, распространению), то можно не издавать приказ в отдельности, а оформлять напрямую на документе специальный гриф. Он будет состоять из одного слова без кавычек в формате "УТВЕРЖДАЮ". Также приписывается название должности того, кто это делает - генеральный директор или нечто подобное. Еще должны быть инициалы, личная подпись, ФИО и дата.
  • По завершению стоит ознакомить сотрудников с наполнением составленного документа, информация об ознакомлении со сведениями (также работники должны подписать) может указываться в специальном листе (его подшивают или наклеивают дополнительно), в журнале (образцы находятся в свободном доступе, также можно проконсультироваться с юристами) или же на том экземпляре, который хранится напрямую у работодателя (аналогично трудовому контракту).
    Если человек не желает знакомиться с материалами, рационально оформить в письменном виде отказ. Это предостережет компанию от потенциальных претензий от контролирующих органов и государственных инспекций, станет подтверждением выполнения правил руководством.

Что пишут дополнительно

Кроме того, вы можете дополнить разделами о контактах и коммуникациях, где будут регулироваться производственные связи сотрудников разных структурных подразделений. Тут можно определить перечень служебных коммуникаций. Еще вы можете перечислить контакты со сторонними компаниями. К примеру, то, как именно нужно взаимодействовать с партнерами, как осведомить начальника об определенных нюансах сотрудничества.

В целях улучшения качества документа можно установить периодичность и порядок предоставления отчетности, планирования и пр. Также можно прописывать и другие важные параметры. Указывайте оценку деятельности на базе функций и должностных компетенций, обязанностей, которые будут служить своеобразными критериями. Рекомендуют уделить внимание порядку пересмотра. Это будет конкретный период действия или условия для срочного перевыполнения. Под это зачастую подпадает изменение штатного расписания, возникновение новых функций предприятия, использование обновленного технологического аппарата, который неизбежно поменяет рабочую направленность.

Если у владельца компании или наемного руководящего персонала есть сомнения в плане оформления, сегодня есть возможность проконсультироваться с профессионалами в области юриспруденции. Помните, что это довольно важный документ, который нельзя игнорировать, если у вас есть крупный штат, а также определенная степень "текучки" кадров. В случае возникновения возможного судебного рассмотрения конфликтов, грамотно оформленный, он убережет вас от негативных последствий, в частности, от выплаты необоснованных компенсаций или других моментов, способных отрицательно повлиять на ведение бизнеса и предпринимательской активности.

Важно не только написать все по структуре, но и грамотно завизировать. Зачастую возникают спорные обстоятельства, в которых трудно разобраться в отсутствие правоустанавливающей документации. Ряд особенностей может писаться уже в трудовом соглашении или контракте, но там можно не указать весь спектр компетенций или обязательств. Лучше обратиться к специалистам, чтобы уточнить все и делать строго так, как это требуется в вашем конкретном случае, чем пострадать от недобросовестных бывших сотрудников, которые могут пожелать получить от вас материальную и финансовую выгоду. В суде данный документ будет непреложным доказательством правомерности ваших действий, отсутствии предумышленного обмана, предвзятости при трудоустройстве кандидатов на ту или иную должность.

Рейтинг: 2.07 - голосов: 1
Информация была полезна?
Да Нет